Q: Hur arkiveras materialet?
A: Kund ansvarar över arkiveringen av materialet, enligt gällande lagar och regler upp till 7 år. Är det få transaktioner per månad föreslår vi att kund har en pärm med 12 plastfickor/flikar (en för varje månad) och sorterar materialet per månad. Är det många transaktioner per månad så är det bästa sättet att arkivera materialet genom att ha en plastficka/flik per inskickad bunt, markera bunten med en post-it lapp som du skrivit batchnr på.
Q: Vad är ett batchnr?
A: Batchnr består av datum och klockslag som materialet är inskickat. När du fotat klart och skickat in materialet med appen så får du ett batchnr för bunten. Detta gör det lättare att hitta materialet.
Q: Kund säger att materialet är inskickat men konsulten kan inte hitta det?
A: Kund får ett bekräftelsemejl om material är korrekt inskickat. Skicka in kvittens för det inskickade materialet till digitala supporten. Om kund varken fått kvittens eller felmeddelande är inte materialet inskickat. Om ni mailat in materialet (ej vi appen) så skicka in kopia på mailet som du skickat in så kan vi felsöka på det.
Om kunden inte hade tillgång till internet just då så gick inte materialet iväg. Man kan luras av texten i appen om att bilden är ivägskickad och att bilden får ett nummer, men detta är inte en säker bekräftelse. Det är bekräftelsemailet som är den säkra kvittensen på att materialet är inskickat.
Q: Hur många underlag kan skickat in på en och samma gång?
A: Appen är byggd för att skicka några få underlag åt gången, därför kan masskick ställa till problem så att det inte går iväg. Skicka max 10-20 dokument åt gången. Appen ska ha en begränsning på antal foton som man kan ta.
Det beror på upplösning på bilderna hur stor filen blir. Därför kan vissa telefoner har lägre begränsning.
Q: Kan flera personer använda appen?
A: Ja, alla på företaget kan använda appen. Anställda kan ladda ned appen och endast aktivera i till exempel Utlägg/Lön kategorin. Inlogg med mobilt BankId krävs.
Q: Kan man lägga till fler kategorier?
A: Ja, man kan klicka på + tecknet under kategorier (se guide ovan) och lägga till fler.
Q: Hur ser jag materialet jag skickat in?
A: På första sidan lagras alla buntar som fotats av och skickats in märkt med batchnr. Material kunden skickat in via sin vanliga mejl på datorn ligger i dess utkorg.
Q: Kan jag lägga till fler företag i appen?
A: Ja, du kan ha fler företag upplagda i appen. När du ska fota av materialet kommer du få frågan för vilket företag du vill skicka in material för.
Q: Hur gör jag med digitala underlag?
A: Appen används endast vid digitalisering av fysiska underlag. Har du ett underlag i din mejlkorg kan du bara vidarebefordra till den mejladressen med den kategorin som underlaget avser. I appen kan du se mejladresserna, du hittar dem genom att klicka på i-symbolen intill kategorierna under inställningar:
Q: Kund har skaffat ett nytt kreditkort, hur gör jag?
A: Be kund lägga upp en ny kategori i appen och ange de 4 sista siffrorna på det nya kreditkortet. Se även ovan avseende att lägga till fler kategorier.
Q: Hur skickar jag in underlag som inte skall bokföras och inte matchar någon kategori?
A: Att ha en kategori som heter Annat kan vara bra för underlag som inte tillhör någon av de vanligaste kategorierna som finns i appen.
Q: Finns appen på andra språk än svenska?
A: Nej, i dagsläget finns appen enbart på svenska, men det finns en guide på engelska.
Q: Hur döps filerna?
Alla filer som skickas in t.ex. får ett nytt filnamn. Om kunden Anders skickar vidare en biljett från SJ som heter "Biljett.pdf" och skickades till kundens kortkategori (som vi säger är 5555) så kommer nya filnamnet att bli:
20190214120302_1of1_123456-7890+kort5555_anders@kund.se_Biljett.pdf
Detta innebär att vi i filens namn alltid vet vem som skickat ett underlag, till vilket bolag och kategori det är skickat, samt när det skickades.
Q: Vad är "Mailimage" för något?
Mailimage är att betänka som en skärmdump av själva mejlet. Oftast kommer fakturor som en bifogad PDF. Men även mejlet kan ju innehålla information som vi behöver spara. Därför skapar programmet alltid en egen PDF av själva mejlet också.
Det skapas alltså två filer av en inskickad PDF. Ibland finns det också underlag som inte skickas in som en PDF: Ett exempel är ett mejl där själva innehållet i mejlet är verifikationen. T.ex både SJ och SAS har denna typ av underlag. Då blir det extra smart och enkelt för kunderna; de kan bara skicka vidare mejlet. Programmet kommer "skärmdumpa", dvs göra en fotokopia mejlet, och omvandla det till en PDF.
Q: Varför skapas ingen mailimage när man skickar via Appen?
A: Mailimage behövs bara för att fånga HTML-underlag eller viktiga kommentarer. När man skickar via appen är det väldigt sällan tillhörande information. Därför skapas ingen PDF av mejlet när man skickar via appen. Detta beror på att alla mejl som skickas från appen innehåller en mening som signalerar till programmet att innehållet i mailen, förutom den bifogade PDF:en, kan ignoreras. Om man som kund skriver något i mejlet från appen tas alltså detta med.
Q: Vart skickas de olika underlagen från appen in i Fortnox?
A: Leverantörsfakturor skickas med kategori Levfaktura, resterande underlag kan du oftast skicka till kategori Annat.
Om andra kategorier önskas, hör med din rådgivare.
Q: Går det att automatiskt vidarebefordra från internmail till skicka.pro mail?
A: Om man som kund vill ställa om t.ex. faktura@kund.se och automatiskt skicka till 556677-8899+levfaktura@skicka.pro så går det utmärkt. Du behöver dock maila in till digitala supporten med info om från vilken adress det kommer att vidarebefordras för att få den kopplingen satt.